Címsor: Rövid és figyelemfelkeltő cím, amely összefoglalja a főbb híreket.
Bevezetés: Az első bekezdés lényeges részleteket tartalmaz a hírekkel kapcsolatban, beleértve azt, hogy mit, mikor, hol, miért és ki.
Törzs: Bővített információkat, hátteret és releváns forrásokból vagy szóvivőktől származó idézeteket biztosít. Kontextust kell kínálnia, és meg kell magyaráznia, hogy a hír miért figyelemre méltó vagy érdekes a nyilvánosság számára.
Kapcsolatfelvételi adatok: Tartalmazza a médiakapcsolattartó személy adatait, például a szervezet szóvivőjét vagy PR-képviselőjét, valamint telefonszámát, e-mail címét vagy webhelyét.
Kazánlap (opcionális): Egyes sajtófeljegyzések a szervezet, küldetésének vagy kulcsfontosságú eredményeinek rövid leírásával zárulnak.
Formázás: A sajtótájékoztatót általában professzionális és formális stílusban írják, és a szervezet fejlécével formázzák (ha van), és tartalmazza a kiadás dátumát.
A sajtótájékoztató célja az információ gyors és hatékony eljuttatása a hírügynökségek felé. Az újságírók és riporterek gyakran használják a sajtójegyzeteket hírcikkek, TV-adások vagy online frissítések alapjául. A sajtófeljegyzések kibocsátásával a szervezetek célja, hogy közleményeiket a médiában megismerjék, és növeljék híreik köztudatát.