Keresse meg kapcsolatfelvételi adatait . Ez megtalálható online különféle forrásokból, például nyilvános nyilvántartásokból, közösségi média platformokon vagy kölcsönös kapcsolatokon keresztül.
Döntse el az üzenet célját és tartalmát . Világosan vázolja fel levelezésének okát, és ügyeljen arra, hogy üzenete tömör, releváns és tiszteletteljes legyen.
Válasszon megfelelő kommunikációs csatornát . Határozza meg, hogy levelet ír-e vagy e-mailt küld. Ha úgy dönt, hogy fizikai levelet küld, győződjön meg róla, hogy a megfelelő levelezési címet adta meg. Ha e-mailt küld, használjon professzionális e-mail címet és tárgysort.
Címezze meg üzenetét hivatalosan . Kezdje a levelet vagy e-mailt egy hivatalos üdvözlettel, mint például:"Tisztelt Püspök úr" vagy "Tisztelt Püspök professzor". Ha nem biztos a címében vagy a kitüntetésében, a legjobb, ha a formalitást téveszti, és a legmagasabb tudományos vagy szakmai címet használja.
Levélje vagy e-mailje célját világosan és tömören adja meg . Magyarázd el, miért írsz neki, és mit szeretnél elérni. Legyen konkrét és lényegre törő, kerülje a szükségtelen részleteket vagy a lényegtelen információkat.
Tartsa professzionális hangvételét a levélben vagy e-mailben . Kerülje az informális nyelvezet, a szleng vagy a köznyelv használatát. Ne feledje, hogy ez egy hivatalos levelezés, és tükröznie kell a címzett iránti tiszteletét.
Elküldés előtt gondosan olvassa el az üzenetet . Győződjön meg arról, hogy nincsenek nyelvtani, helyesírási vagy központozási hibák. Javasoljuk, hogy valaki mással ellenőrizze az üzenet pontosságát és egyértelműségét, mielőtt elküldi.
Tartalmazza meg a vonatkozó burkolatokat . Ha további dokumentumokat vagy mellékleteket, például önéletrajzot, portfóliót vagy kutatási javaslatot ad hozzá, egyértelműen adja meg, hogy mik ezek, és miért veszi fel őket.
Legyen udvarias és fejezze ki háláját . Köszönjük neki idejét és figyelmét, és fejezze ki elismerését az általa nyújtott segítségért vagy információért.
Küldje el a levelet vagy e-mailt a kiválasztott kommunikációs csatornán . Az üzenet elküldése előtt győződjön meg arról, hogy a helyes e-mail címet vagy postai címet adta meg. A levelezésről készítsen feljegyzést referenciaként, például az e-mail másolatát vagy a levél piszkozatát.