* Nem megfelelő jogszabályok és szabályzatok az iratkezelésre vonatkozóan.
Ugandának nincs átfogó törvénye vagy szabályzata az iratkezelésről. Van azonban néhány szabályozás, amely bizonyos ágazatokban szabályozza az iratok kezelését. Az iratkezelésről szóló külön törvény hiánya aláássa annak végrehajtását és betartatását, ami országszerte rossz iratkezelési gyakorlathoz vezet.
* Nem megfelelő iratkezelési rendszerek.
Sok ugandai szervezet – mind a köz-, mind a magánszektorban – nem rendelkezik megfelelő iratkezelési rendszerekkel. Ezek a rendszerek gyakran manuálisak és elavultak, ami megnehezíti a rekordok hatékony kezelését. Megfelelő rendszerek nélkül az iratokat nem lehet hatékonyan megszervezni, osztályozni, tárolni, visszakeresni és megsemmisíteni.
* Elégtelen kapacitás és szakértelem az iratkezelés terén.
A képzett és tapasztalt iratkezelési szakemberek hiánya Ugandában komoly kihívást jelent a hatékony iratkezelés szempontjából. Sok szervezet nem rendelkezik külön iratkezelési személyzettel, és azok, amelyek igen, gyakran nem rendelkeznek a szükséges képzettséggel, készségekkel és szakértelemmel a feladataik ellátásához.
* Az iratkezelés fontosságának korlátozott ismerete és megértése.
Ugandában sok szervezet és magánszemély nem értékeli teljesen az iratkezelés jelentőségét. A nyilvántartásokat gyakran puszta papírmunkának tekintik, és nem ismerik el megfelelően a döntéshozatalt, az átláthatóságot, az elszámoltathatóságot és a történeti megőrzést támogató értéküket.
Környezeti kihívások
* Kemény éghajlati viszonyok.
Ugandában trópusi éghajlat uralkodik, amelyet magas páratartalom és magas hőmérséklet jellemez, ami tönkreteheti a rekordokat, ha nem tartják be a megfelelő tárolási feltételeket.
* Szegényes tárolási lehetőségek.
Sok szervezet nem rendelkezik megfelelő tárolási lehetőséggel az iratok számára. Ezek a létesítmények gyakran nincsenek jól karbantartottak, és nem biztos, hogy biztosítják a szükséges védelmet a környezeti veszélyekkel, például tűzzel, vízkárokkal, porral és kártevőkkel szemben.
* Áramkimaradások.
Ugandában gyakoriak az áramkimaradások, amelyek megzavarhatják az elektronikus iratkezelő rendszerek és tárolóeszközök használatát, megzavarva az iratkezelési műveleteket.
Társadalmi-kulturális tényezők
* A feljegyzésekkel kapcsolatos kulturális attitűdök.
Egyes ugandai kultúrákban az iratokat nem tekintik értékes vagyonnak, és hajlamosak eldobni őket, ha már nincs rájuk szükség.
* Alacsony írástudási szint.
Uganda lakosságának jelentős részének alacsony az írni-olvasni tudása, ami korlátozza az írásos feljegyzések létrehozását és karbantartását.
Külső kockázatok és veszélyek
* Politikai instabilitás. Uganda politikai instabilitás időszakait élte át, és ez negatív hatással volt az iratkezelési gyakorlatra, ami az iratok megsemmisüléséhez vagy elvesztéséhez vezetett.
* Konfliktusok és természeti katasztrófák. Uganda konfliktusokat és természeti katasztrófákat élt át, amelyek feljegyzések megsemmisüléséhez vezettek, beleértve a történelmi feljegyzések és a kulturális örökség elvesztését.
Nem megfelelő források és finanszírozás
* Elégtelen pénzügyi források.
Sok ugandai szervezet nem különít el megfelelő erőforrásokat a megfelelő iratkezelési gyakorlatok támogatására. Az iratkezelést gyakran nem kiemelt területnek tekintik, és az iratkezelési tevékenységek finanszírozása gyakran korlátozott.
* A technológiai infrastruktúra hiánya.
Az iratkezelési technológia alkalmazása Ugandában még mindig korlátozott, és sok szervezetben hiányzik a szükséges infrastruktúra az elektronikus iratkezelési rendszerek hatékony használatának támogatásához.
Összességében az ugandai iratkezelést érintő kihívások összetettek, és a különböző érdekelt felek összehangolt erőfeszítéseit igénylik a megoldásuk. Hatékony politikák és szabályozások végrehajtásával, a tudatosság növelésével, a kapacitásépítésbe való befektetéssel, valamint a környezeti és társadalmi-kulturális kihívások kezelésével Uganda javíthatja iratkezelési gyakorlatát, és biztosíthatja az értékes információk megőrzését.