1. A kapcsolatfelvételi adatok azonosítása :Egyes szerzők nyilvánosan elérhető e-mail címekkel vagy kapcsolatfelvételi űrlapokkal rendelkeznek a webhelyükön vagy a közösségi média oldalain. Nézze meg a hivatalos webhelyüket, a hivatalos közösségimédia-fiókjaikat vagy az életrajzukat, hogy megtalálja-e az e-mail-címet vagy a kapcsolatfelvételi hivatkozást.
2. A szerzői beállítások kutatása :Mielőtt kapcsolatba lépne, keressen minden nyilvánosan elérhető információt az általuk preferált kapcsolatfelvételi módokról. Egyes szerzők szívesebben veszik fel velük a kapcsolatot e-mailben, míg mások a közösségi média közvetlen üzeneteit vagy a hivatalos kapcsolatfelvételi űrlapokat részesítik előnyben.
3. Vázlat egy udvarias e-mailt :Írjon rövid és udvarias e-mailt. Szólítsa meg a szerzőt teljes nevén vagy címén (pl. „Tisztelt Mr./Ms. [Szerző neve]”). Mutassa be magát, és fejezze ki csodálatát a munkájukért.
4. Legyen tömör és konkrét :Az e-mail legyen tömör. Világosan adja meg az írás okát, legyen szó akár a munkájukról kérdez, dedikált könyvet kér, vagy egyszerűen csak az elismerését szeretné kifejezni. Kezdetben kerülje a mellékletek vagy hosszú üzenetek küldését.
5. Kiemelje ki a kedvenc műveket :Ha van olyan írásuk, amely visszhangot keltett Önben, említse meg, és röviden indokolja meg, miért. A szerzők nagyra értékelik, ha hallanak az olvasóktól műveik hatásáról.
6. Kerülje a személyes adatok kérését :Tiszteletben tartsa magánéletüket azáltal, hogy tartózkodik attól, hogy túlzottan személyes adatokat kérjen, például címet, telefonszámot vagy a nyilvános kapcsolatfelvételi adataikon túlmutató egyéb adatokat.
7. Ingyenes bezárás :Udvarias zárással fejezze be az e-mailt, például "Tisztelettel" vagy "Tisztelettel", majd írja be a nevét. Legyen professzionális és tiszteletteljes.
8. Tárgy sor :Ügyeljen arra, hogy világos és tömör tárgysor legyen, amely rövid képet ad az e-mail céljáról, hogy felkeltse a szerző figyelmét.
9. Tisztelje idejét :A szerzők gyakran elfoglaltak, és nem mindig tudnak válaszolni. Kérjük, legyen türelmes, és ne küldjön több e-mailt, ha nem kap azonnali választ.
10. Kerülje a rajongói e-mail-kliséket :Próbálja meg egyedi és őszinte módon megfogalmazni üzenetét. Kerülje az általános vagy túlságosan ismétlődő nyelvhasználatot.
11. Lektorálás és szerkesztés :Az elküldés előtt ellenőrizze az e-mailben, hogy nincs-e benne nyelvtani, helyesírási vagy központozási hiba.
Ne feledje, hogy sok szerző számos e-mailt kap naponta, ezért türelem elengedhetetlen, amikor a válaszra vár. Eltarthat egy ideig, mire választ kap. Ezenkívül tartsa tiszteletben a szerző magánéletét és az általa preferált kommunikációs módszereket, ha úgy dönt, hogy nem válaszol.