Az elektronikus iratkezelés (ERM) az előnyök széles skáláját kínálja a szervezetek számára, többek között:
1. Fokozott hatékonyság és termelékenység: Az ERM-rendszerek automatizálják az iratkezeléssel kapcsolatos számos feladatot, például az iktatást, az indexelést és a keresést, ami felszabadíthatja az alkalmazottakat, hogy más fontosabb feladatokra összpontosítsanak. Ezenkívül az ERM-rendszerek segíthetik a szervezeteket üzleti folyamataik egyszerűsítésében azáltal, hogy csökkentik a papíralapú iratok szükségességét.
2. Fokozott biztonság: Az ERM rendszerek segíthetnek megvédeni az érzékeny információkat a jogosulatlan hozzáféréstől, módosítástól vagy megsemmisítéstől. Ez olyan szervezetek számára fontos, amelyekre adatvédelmi szabályozás vonatkozik, vagy egyszerűen csak meg akarják védeni bizalmas adataikat.
3. Csökkentett költségek: Az ERM-rendszerek segítségével a szervezetek csökkenthetik az iratkezeléssel kapcsolatos költségeiket, például a tárolási költségeket, a papírköltségeket és a munkaerőköltségeket. Ezen túlmenően az ERM rendszerek segíthetnek a szervezeteknek elkerülni az elveszett vagy megsérült iratok költségeit.
4. Továbbfejlesztett megfelelőség: Az ERM-rendszerek segíthetik a szervezeteket abban, hogy megfeleljenek az ipari szabályozásoknak és szabványoknak, amelyek megkövetelik az iratok megfelelő kezelését. Ez segíthet a szervezeteknek a pénzbírságok és szankciók elkerülésében, és megóvhatja őket a jogi felelősségtől.
5. Fokozott átláthatóság és elszámoltathatóság: Az ERM-rendszerek segíthetnek a szervezeteken belüli átláthatóság és elszámoltathatóság javításában azáltal, hogy egyértelmű nyilvántartást nyújtanak arról, hogy kik fértek hozzá, módosították vagy törölték a rekordokat. Ez segíthet megelőzni a csalásokat, és megkönnyítheti a biztonsági incidensek kivizsgálását.
6. Javított döntéshozatal: Az ERM rendszerek segíthetik a szervezeteket a jobb döntések meghozatalában azáltal, hogy könnyű hozzáférést biztosítanak számukra a szükséges információkhoz. Ez segíthet a szervezeteknek a trendek azonosításában, a problémák felismerésében és a megalapozottabb döntések meghozatalában.
7. Továbbfejlesztett ügyfélszolgálat: Az ERM-rendszerek segíthetik a szervezeteket abban, hogy jobb ügyfélszolgálatot tudjanak nyújtani azáltal, hogy könnyebben megtalálják az ügyfelek segítéséhez szükséges információkat. Ez csökkentheti az ügyfelek várakozási idejét és javíthatja az ügyfelek elégedettségét.
8. Továbbfejlesztett együttműködés: Az ERM-rendszerek segíthetik a szervezeteket az együttműködés javításában azáltal, hogy megkönnyítik az alkalmazottak információmegosztását. Ez segíthet a szervezeteknek a silók lebontásában és a csapatmunka javításában.
9. Fokozott innováció: Az ERM-rendszerek segíthetik a szervezeteket az innováció előmozdításában azáltal, hogy az alkalmazottak rendelkezésére bocsátják az új ötletek kidolgozásához szükséges információkat. Ez segíthet a szervezeteknek abban, hogy a versenytársak előtt maradjanak, és növeljék vállalkozásukat.
10. Továbbfejlesztett fenntarthatóság: Az ERM-rendszerek a papír és egyéb anyagok iránti igény csökkentésével segíthetik a szervezeteket környezetterhelésük csökkentésében. Ez segíthet a szervezeteknek a természeti erőforrások megőrzésében és szénlábnyomuk csökkentésében.