1. Az infrastruktúra és a technológia hiánya:Sok állami és magánintézmény nem rendelkezik megfelelő infrastruktúrával és technológiával a megfelelő iratkezeléshez. Ez rossz nyilvántartási gyakorlatot eredményez, például elavult iktatórendszereket és nem megfelelő tárolási lehetőségeket.
2. Korlátozott tudatosság és képzés:A köztisztviselők és a közvélemény korlátozott mértékben ismeri az iratkezelés fontosságát. Ennek eredményeként hiányzik a megfelelő iratkezelési gyakorlat iránti elkötelezettség, és gyakran korlátozottak a képzési lehetőségek.
3. Nem megfelelő jogszabályok:Ugandában hiányzik az iratkezelés átfogó és naprakész jogi kerete. Az iratkezelésre vonatkozó meglévő jogszabályok töredezettek, és nem foglalkoznak a modern kihívásokkal, például az elektronikus iratkezeléssel.
4. Erőforrások korlátai:Sok intézmény erőforrás-korlátokkal néz szembe, beleértve a korlátozott finanszírozást, személyzetet és szakértelmet. Ez befolyásolja a hatékony iratkezelési rendszerek bevezetésének és karbantartásának képességét.
5. Megfelelési és végrehajtási problémák:Hiányoznak az iratkezelési szabványoknak és iránymutatásoknak való megfelelést biztosító hatékony végrehajtási mechanizmusok. Ez rossz iratkezelési gyakorlatot és értékes információk elvesztését eredményezi.
6. Koordináció hiánya:Nincs központi szerv vagy hatóság, amely a különböző kormányzati szervek és intézmények iratkezelési tevékenységeinek koordinálásáért felelne. Ez következetlen gyakorlatokhoz és a szabványos nyilvántartási eljárások hiányához vezet.
7. Kulturális és hagyományos akadályok:Bizonyos esetekben a kulturális és hagyományos gyakorlatok akadályozhatják az iratok hatékony kezelését. Például egyes közösségek bizonyos iratokat szentnek vagy bizalmasnak tekintenek, ami hozzáférhetetlenné teszi őket a megfelelő dokumentáció és megőrzés érdekében.
8. Politikai beavatkozás:A politikai beavatkozás befolyásolhatja az iratkezelési gyakorlatok integritását, különösen akkor, ha az információ manipulálására vagy elnyomására irányul politikai haszonszerzés céljából.
9. Katasztrófa- és vészhelyzeti készültség:Sok intézményben hiányzik a katasztrófa- és veszélyhelyzeti felkészülési terv, amely megóvná iratait a károsodástól vagy elvesztéstől természeti katasztrófák, tűzvészek vagy más előre nem látható események esetén.
10. Elektronikus iratkezelés:Az elektronikus iratok és a digitális technológiák növekvő használata új kihívások elé állítja az iratkezelést, beleértve az adatbiztonság biztosítását, a digitális formátumok megőrzését, valamint az elektronikus iratok hitelességének és integritásának megőrzését.
E kihívások kezelése összehangolt erőfeszítést igényel a kormánytól, a közintézményektől és a magánszektortól az átfogó iratkezelési politikák kidolgozása, a megfelelő erőforrások és képzés biztosítása, a tudatosság előmozdítása és az iratkezelési szabványok betartása érdekében.