Ha a helyzet formalitást vagy távolságtartást kíván:
* Formális alkalmak: Kutatási dolgozat előadása konferencián, üzleti javaslat eljuttatása ügyfélnek, beszéd tartása nagyszámú közönség előtt. Ezekben a forgatókönyvekben a kommunikáció formálisabb módja, például írásos dokumentum vagy prezentáció megfelelőbb lehet.
* Kényes vagy bizalmas témák: Személyes problémák, bizalmas információk vagy olyan kényes kérdések megvitatása, mint a felmondás, a fegyelmi eljárás vagy a panaszok. Az e-mail vagy a telefonhívás megfelelőbb lehet ezekben a helyzetekben, hogy privátabb és ellenőrzöttebb környezetet teremtsen.
* Földrajzi távolság: Ha az érintettek különböző városokban vagy országokban élnek, a személyes kommunikáció kivitelezhetetlen vagy lehetetlen lehet. A videokonferencia vagy a telefonhívások jobb alternatívák lehetnek.
Ha dokumentációra vagy nyilvántartásra van szükség:
* Jogi vagy szerződéses ügyek: Szerződések, megállapodások, hivatalos panaszok, vagy bármely olyan helyzet, amely dokumentációt és jogi ellenőrzést igényel. Az írásbeli kommunikáció alkalmasabb a rekord létrehozására és a félreértések elkerülésére.
* Formális kérések vagy bejelentések: A vállalati bejelentéseket, hivatalos szabályzatokat vagy információkéréseket jobb írásban közölni az egyértelműség, a következetesség és a megfelelő dokumentáció biztosítása érdekében.
Ha fennáll a konfliktus vagy az érzelmi eszkaláció veszélye:
* Dühös vagy érzelmes helyzetek: Amikor az érzelmek tombolnak, a szemtől szembeni kommunikáció eszkalálhatja a helyzetet. Egy írásos üzenet vagy telefonhívás megfelelőbb lehet, hogy időt hagyjon a gondolkodásra és a nyugodt megbeszélésre.
* Nehéz beszélgetések: Rossz hírek közlése, negatív visszajelzések vagy kényes témák megvitatása. A legjobb, ha alaposan felkészülünk, és olyan kommunikációs csatornát válasszunk, amely kontrolláltabb és professzionálisabb környezetet tesz lehetővé.
Egyéb tényezők, amelyeket figyelembe kell venni:
* Hozzáférhetőség: Előfordulhat, hogy a személyes kommunikáció nem mindenki számára elérhető, különösen a fogyatékkal élők, a látássérültek vagy a beszédzavarral küzdők számára.
* Időkorlátok: A személyes kommunikáció időigényes lehet, különösen, ha menetrendről és utazásról van szó. Az e-mail, az azonnali üzenetküldés vagy a telefonhívások hatékonyabbak lehetnek a gyors kommunikációhoz.
Végső soron a legjobb kommunikációs mód az adott helyzettől függ. Fontos figyelembe venni a kontextust, az üzenetet és a közönséget, amikor eldöntjük, megfelelő-e a személyes kommunikáció.