1. Adminisztratív feladatok:
- Irodai nyilvántartások, akták és dokumentumok kezelése és karbantartása.
- Levelezés kezelése, beleértve a bejövő levelek fogadását, válogatását és elosztását, valamint a kimenő levelek és jelentések elkészítését.
- Adminisztratív támogatás nyújtása a vezető tisztviselőknek és a személyzet egyéb tagjainak.
- Segítségnyújtás találkozók, workshopok és tréningek szervezésében.
2. Irodai feladatok:
- Adatok bevitele és feldolgozása számítógépes rendszerekbe, biztosítva a pontosságot és a hatékonyságot.
- Irodai szoftverek segítségével prezentációkat, jelentéseket, táblázatokat és egyéb dokumentumokat készítsen.
- Adatbeviteli, adatfeldolgozási, adatkezelési feladatok ellátása.
- Szükség szerint karbantartja és frissíti az adatbázisokat és nyilvántartásokat.
3. Kommunikáció és koordináció:
- Lépjen kapcsolatba az érdekelt felekkel, beleértve a kötvénytulajdonosokat, a munkáltatókat, a kedvezményezetteket és a kormányzati tisztviselőket, hogy információkat nyújtson és kérdéseket intézzen.
- A telefonhívásokra, e-mailekre és írásos levelezésekre időben és szakszerűen válaszoljon.
- Hatékony kommunikáció fenntartása az ESIC más részlegeivel és fiókjaival a koordináció és az együttműködés megkönnyítése érdekében.
4. Általános támogatási funkciók:
- Segítségnyújtás a beszerzési folyamatban, például árajánlatok beszerzésében, megrendelésekben és a szállítások nyomon követésében.
- Leltár és irodaszerek kezelése, biztosítva a napi működés zavartalan működését.
- Az alapvető számviteli feladatok ellátása, mint például a fizetések feldolgozása és a számlakészítés.
- Segítségnyújtás az ESIC által biztosított különféle programok és juttatások adminisztrációjában.
5. Ügyfélszolgálat:
- Ügyfélkérdések és panaszok megoldása, pontos tájékoztatás és ügyleteik segítése.
- Kövesse nyomon az ügyfelek kéréseit és biztosítsa a problémák időben történő megoldását.
- Fenntartja a bizalmas kezelést és védi a munkavállalókkal és munkáltatókkal kapcsolatos érzékeny információkat.
Összességében az ESIC Multi Tasking Staff létfontosságú szerepet játszik a szervezet napi működésének támogatásában az adminisztratív, irodai és általános támogatási feladatok hatékony irányítása révén. Hozzájárulásuk biztosítja a zökkenőmentes kommunikációt, koordinációt és ügyfélszolgálatot, ezzel is támogatva az ESIC céljainak és célkitűzéseinek elérését.